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¿Cómo enfrentar las dificultades de los procesos de Actualización y Precalificación ante el RGAE?

dificultades de los procesos de Actualización y Precalificación

¿Cómo enfrentar las dificultades de los procesos de Actualización y Precalificación ante el Registro General de Adquisiciones del Estado -RGAE-?

Actualmente, el sector privado de la economía guatemalteca ha puesto su mira en las contrataciones públicas como una fuente de ingresos importante para las compañías proveedoras de bienes, servicios y obras. Sin embargo, es necesario, que, para proveer dichos bienes, servicios y obras, llevar a cabo un proceso de habilitación de contratistas ante el Registro General de Adquisiciones del Estado ahora en adelante denominado únicamente como -RGAE-.

Para aquellos proveedores que son nuevos deben llevar un proceso de inscripción y precalificación ante el registro en mención. El reto no es llegar a la meta de la habilitación (inscripción primaria) sino mantenerse en ella (mantenimiento de la inscripción), ya que para los proveedores ya inscritos tienen que mantener su inscripción vigente mediante los procesos de “actualización” y “precalificación”.

  • Del proceso de actualización:

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Acuerdo Gubernativo número 170-2018 la actualización es “el procedimiento de actualización del asiento registral que realiza el RGAE, a solicitud de los inscritos para ratificar o rectificar sus datos de inscripción. Debe realizarse obligatoriamente en el mes de enero de cada año y en cualquier momento en que lo solicite el interesado.”

Lo citado en el artículo anterior, es el “deber ser”, sin embargo, por la carga administrativa del RGAE es importante mencionar que la actualización puede empezar a gestionarse desde el mes de diciembre del año anterior, esto para evitar que el proceso de actualización se tome más tiempo del estimado. Un dato muy importante para mencionar es que, si no se realiza la actualización correspondiente, no es posible gestionar el proceso de precalificación, afectando así la posibilidad de participar en eventos de contratación pública.

  • Del proceso de precalificación:

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Acuerdo Gubernativo número 170-2018 la precalificación es “el procedimiento que a solicitud del interesado, lleva a cabo el RGAE para verificar y evaluar la capacidad técnica y financiera así como la experiencia y especialidad para proveer al Estado, en las modalidades de adquisición que así se requiera, con base en la documentación requerida para el efecto. La precalificación podrá solicitarse junto con la inscripción o en forma posterior.”

De acuerdo con lo establecido en el artículo 4 del Acuerdo Ministerial 563-2018 la vigencia de la precalificación se clasifica de la siguiente forma “(…) a) Para Consultores individuales nacionales o extranjeros y personas jurídicas prestadoras de servicios de consultoría, dos (2) años calendario a partir de la fecha de emisión de la resolución y la constancia electrónica respectiva. b) Para Proveedores de bienes, suministros y servicios, dos (2) años calendario a partir de la fecha de emisión de la resolución y la constancia electrónica respectiva. c) Para Proveedores de obra, dos (2) años calendario a partir de la fecha de emisión de la resolución y la constancia electrónica respectiva (…)”.

La precalificación en la realidad debe realizarse por lo menos con 2 meses de anticipación antes de su vencimiento, esto ya que el RGAE tiene un total de 30 días hábiles para resolver sobre la precalificación gestionada, esto con el objeto de que no se venza la precalificación y además siempre estar vigente para participar en las contrataciones públicas en donde se desee participar.

¿Qué documentos pide el RGAE para realizar una precalificación?

Además del requisito de encontrarse actualizado el proveedor, deberá acompañar los siguientes documentos:

  1. Formulario 4 de 4 que contiene balance financiero presentado ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- sobre el Impuesto Sobre la Renta -ISR- efectivamente pagado, correspondiente al ejercicio fiscal del año inmediato anterior.
  2. Declaración jurada notarial del proveedor o del representante según sea aplicable.
  3. Copia legalizada del Documento Personal de Identificación de DPI del proveedor o del representante según sea aplicable.
  4. Solvencia fiscal reciente -no más de 30 días desde su emisión-.
  5. Experiencia representativa de los últimos años en el ámbito público o privado idealmente (puede ser una o la otra y dependerá del criterio de calificación), este es uno de los retos más grandes de los requisitos solicitados por el RGAE debido a que:
    • Para comprobar la experiencia privada, basta con la orden de compra emitida o la factura y el comprobante de pago (transferencia o boleto de depósito); y
    • Para comprobar la experiencia pública, se debe acompañar finiquito emitido por la entidad correspondiente, sin embargo, se entiende que los finiquitos por diversos motivos son difíciles de obtener, por lo que también es posible adjuntar los contratos administrativos con el acta de recepción del bien, servicio u obra.
  6. Línea de crédito, si la hubiere, este requisito usualmente es solicitado para los proveedores cuya economía de acuerdo con las fórmulas de cálculo que realice en RGAE no sea la mejor o para inscripciones primarias.

 

  • Recomendaciones importantes para los procesos de actualización y precalificación:

  • Para la precalificación es importante indicar que el arancel es de Q.200.00 y Q.60.00 EXTRAS por cada una de las categorías en las que se esté pretendiendo precalificar.
  • Es importante analizar la formulas contables establecidas en el Acuerdo Ministerial 563-2018, de acuerdo con el balance general a presentar, esto con el objeto de tener una calificación suficiente y asegurar la precalificación favorables.
  • Los procesos de actualización y precalificación se realizar en línea a través del portal del RGAE y consiste en llenar formularios y subir documentos de forma muy sencilla, el valor de la precalificación recae en los documentos que se presentan.

Consecuencias de no realizar la precalificación

El sistema de RGAE no permitirá imprimir constancias de precalificación, mostrándose en color rojo, siendo la consecuencia mas importante la IMPOSIBILIDAD de participar en eventos de contratación pública.

 

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